广州白云国际会议中心 作为广州岭南国际企业集团的成员企业，是中国华南地区规模最大的综合性国际会议中心。集五星级标准酒店、会议中心、展览中心、 演出中心、物业于一体。 其中的岭南东方酒店是华南地区为数不多的千房酒店，拥有1080间客房，总体面积31.6万平方米。

广州白云国际会议中心酒店承接各类高端论坛和会议，其中包括有广东省、广州市人大、政协等机关部门召开的大型政务会议的接待住宿。 因此在管理方面，酒店对各项设施设备安全，稳定有非常高的要求。酒店工程部每月要处理上万项维修任务，负责着31万多平方米的范围，不仅有广阔的户外区域，还有60多个大小型会议厅，部门人员区域分散，沟通协调和管理难度大。另外，酒店客人以会议型的团客居多，经常出现同一天近千间客房退房，近千间客房入住的情况，对客房清洁、人员调配等工作挑战巨大。

为此，广州白云国际会议中心于2015年12月开始全面使用蓝豆云，全面实现移动化和数据化管理，提升工作效率，降低工作难度和繁琐度，并在双方共同努力下取得明显效果。

整体使用效果

一、工程与客房工作效率的提升

系统上线四个月后，工程部新增维修单的完成效率提升了45.7%。客房部话务量与去年同期对比下降了41.85%，服务输送效率更高，做房分房用时减少50%，在移动房态、自动信息同步的帮助下，整体做房工作效率均有所提升。客房部还因此调整优化了工作流程，省去了不少冗余流程。

二、工作状态、员工状态明晰可控

工程部的维修任务、维保计划任务执行情况通过系统分派、记录，管理层可以通过手机更方便地统筹整体部门工作。而在客房部，每一间房的清洁进度都可以在手机APP上查看，面对赶房情况，主管协调人手更为方便。

三、产生的大量工作数据可用于管理决策

系统自动统计客人的相关数据和内部管理的数据，从无数据变得有数据支撑，如工作量数据可以用于员工班表调整、人员编制数调整等。

工程部 整体效果

蓝豆云工程管家于2015年11月16日正式上线运行，包括工程报修维修模块、定期维保模块、能耗管理模块。涉及工程部内部全体12个专业组，以及全酒店各部门报修点。至今工程维修模块共产生工单过万张，定期计划生成近400条。

一、工作沟通效率提高，中间环节减少

白云国际会议中心房量大，维修工单也多，仅房务部一个月就有约3000张工单，采用原有工作方式时，报修组人员用“双脚”来成为信息的传递员。而如今报修组无需打印纸质维修单再分派到各维修组的办公室，节约了打单送单的时间，现在只需要在电脑上点击一下就可以将工单转到各维修组。维修组的主管在收到不归属自己组别的工程单，即通过系统返回工单给报修组重新分配，一切任务流转都用系统人的双脚来进行，效率更高。系统运行四个月后，新增维修单的完成效率提升了45.7%。

二、提高维保执行力，更方便地管理外包合同

在系统上线后，工程部四百多条维保计划任务都录入到了系统当中，更方便地规划维保任务的执行安排。在任务录入系统后，才发现原来的部分任务是难以执行的，总工作量太大，且有部分不适用于白云国际会议中心这种体量大的酒店。因此，工程部也开始着手重新规划更合理的维保计划，保证任务是可执行并且是能按时按量执行的。另一方面，由于本身酒店体量大，任务细项繁多，系统可视化的进度管理方便了工程部控制任务进度。

除了维保计划，工程部还利用系统来管理众多的工程外包合同。因为每一份的到期时间都不同，靠文员或经理人脑去记去提醒到期时间，太过费力。将众多到期时间不等的合同记录到系统中，就可以让系统来自动提醒到期时间，解放了工程部文员和经理的繁琐工作。

三、工作量数据为人员排班调整提供数据支持

由于现在系统自动统计了每一个员工的工作量，所以现在酒店利用这些数据来作为人员排班调整和人员晋升等方面的参考。比如说，通过对比每个月班次与班次之间、同一个班次之间的工作量变化情况，可以得知该班次的员工总工作量是否满足需求。如夜班的维修人员的工单数较少，且工作是不紧急的，则夜班的维修人员可考虑减少人数。不同维修组之间的工作量也可以进行类比，工单数少且工作简单的维修组，考虑增加其技能培训，培养成跨工种的多面人才，以更好地达到基本的工作量要求。

四、员工工作状态相对透明化，管理更简单

管理人员现在通过手机即可了解每一个维修人员的工作状况，便于管理。管理层可通过系统查看部门的所有工作现状，比如耗材的库存情况、外包合同的到期时间等，不需要等待下级员工整理汇报或者开会讨论。以前管理层总是要打电话与相关员工沟通一些工作情况，但是电话有时候找不到人或者说不清楚事情，耽误了大量的时间。现在系统的信息明晰，可以很方便地查询，帮助大家节省了大量的沟通时间。

房务部 整体效果

住客服务管家和客房管家上线以来，实现了服务管理的过程监控、客房清洁的质量监控、员工的任务管理监控，对工作效率的提高带来了明显的效果。

一、实现住客体验的监控，提升住客服务质量

在白云国际会议中心，住客的服务需求现在是直接从总机发送至楼层服务员的，免去文员自己查找班表对应的员工电话的过程，更为高效便捷。同时，由于酒店是会议型酒店，团客较多，经常有大批量的服务需求，宾客服务中心的文员通过系统一键批量下单，不用逐个打电话通知。整体的话务量大幅下降，2月份话务量与去年同期对比下降了41.85%。而且超时工单、异常情况的工单都能够得到系统的提醒，方便监督任务执行结果和效率。以前每个客人的服务需求只是记录在电话记录本上，管理层很难直接得知这些需求情况，要文员汇总报表发上来才看见。但是现在每一个客人需求会同步记录在系统当中，管理层可以很方便地查询历史记录以及查看相关的数据统计，如客人服务需求频率统计、服务平均耗时等。

二、阿姨做房积极性变高，时间安排更合理

客房阿姨们每天上班之前在家就能够从手机APP上看到今天的做房任务及其房态。如果发现自己当天的已退房较多的话，部分阿姨会选择提早上班来尽快做完房，争取一天之内有更多的时间做超房。如果阿姨们发现大部分退得晚，也可以安排先做别的工作，比如整理工作车、计划卫生等，合理安排自己的工作时间。同时，原来客房每一层楼都设置了房态查询点，阿姨们需要到这个工作间来查询当前房态，由于客房区域大，经常来回于工作间与客房之间耗时耗力。在使用了蓝豆云的移动助手之后，阿姨们可以通过手机APP来查看实时房态，不再往工作间来回跑动。

三、做房任务分配效率提高了50%

白云国际会议中心现在使用蓝豆云的客房管家来进行房间清洁任务的分配，任务分配的总时长从两个小时减少到一小时内，夜班主管的工作压力大大减轻。原来的分配过程，不仅要通过前台系统自动分配，而且还要将分配结果抄写到做房报表上，客房部服务员每天约50多人上班，要抄写的报表将近60多份，光是抄写就花了半个小时以上。如今蓝豆云客房管家分配完毕后，即自动将任务分发到员工的手机上。客房部现在将每天上午的集中分发钥匙、分发做房任务的环节都节省了。阿姨们每天上班回来就自取钥匙，在手机上查看做房任务，大大地提高了整体工作效率。

四、主管清洁查房更高效

服务员清洁完房间后，主管无需逐层巡楼寻找能检查的房间，系统会自动推送可查房给主管，主管按照清单逐层检查即可。检查不通过的地方，也可以通过手机APP通知原服务员重新处理，不用主管自己打电话通知。检查通过后，系统会自动变更房态，便捷高效。

五、自动化生成数据报表，降低做表工作量

系统还统计了很多新的数据，如客人服务的偏好统计、客房质量的统计、维修的高频统计、员工的工作量统计等，可用于管理决策和员工绩效统计等方面。

总结

经过半年的共同探索和使用，蓝豆云帮助白云国际会议中心实现了高效的移动化和数据化管理，提升工作效率，降低工作难度和繁琐度，并取得明显效果。未来，蓝豆云还会帮助更多的酒店提升其运营能力，让酒店用更低的成本提供更好的服务，获得更好的盈利，为中国酒店业奉献一份力量。